Les banques anglo-saxonnes et institutions financières ont mis en place des « virtual summer internships » qui remplacent l’organisation traditionnelle de leurs summer internships afin de faire face aux restrictions sanitaires mondiales.
Le summer internship est un programme ultra-sélectif. Il a d’ordinaire lieu à Londres, dans les locaux respectifs des employeurs, pendant une durée de 10 semaines. Son objectif est d’évaluer les candidats sur différents critères, afin de faire une offre de CDI aux plus performants d’entre eux. C’est donc un enjeu très important pour toutes les parties prenantes : à la fois pour les recruteurs, qui dénichent leurs pépites de demain, et pour les candidats, qui jouent leur début de carrière.
Le virtual summer internship est un format 100% distanciel, qui ne permet pas d’interaction physique avec ses managers ainsi que ses co-stagiaires. De nombreuses questions se posent pour faire la différence dans ce contexte. Comment démontrer ses compétences ? Comment nouer des liens de confiance avec ses supérieurs hiérarchiques ? Et surtout, comment faire pour avoir une offre de job à l’issue du summer internship ?
Voici quelques conseils pour faire une bonne impression durant votre virtual summer internship.
La logistique : une condition nécessaire
La connexion internet, d’abord
Une excellente connexion internet est une priorité absolue dans le cadre d’un virtual summer internship. Si votre connexion internet n’est pas bonne, investissez dans une carte sim que vous utiliserez comme hotspot. Le risque d’une mauvaise connexion est très élevé : les visio-conférences coupées, les conversations que vous n’entendrez pas correctement, toutes ces interférences feront grandir la frustration auprès de vos managers. Ils risquent alors de vous dé-prioriser lorsqu’ils ont besoin de staffer un summer intern.
Le setup, ensuite
Un bon setup vous aidera à faire un bon virtual summer internship :
- avoir un coin de travail dédié et lumineux sera un plus pour vous et vos interlocuteurs en visioconférence
- avoir un deuxième écran aidera à travailler plus efficacement
- avoir une webcam de bonne qualité donnera une meilleure image de vous même
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La bonne communication au bon moment
Une fois la logistique assurée, il va falloir assurer le premier élément clé de succès : la communication. Dans un mode de travail à distance, avec un bon setup et une bonne connexion, il s’agit de comprendre à quel moment, via quel canal et dans quel accoutrement communiquer.
Rater sa communication, c’est risquer deux travers :
- être le stagiaire fantôme, que personne n’a vu durant le virtual summer internship
- être le stagiaire lourd, qui harcèle ses équipes avec des invitations Zoom de networking et des appels incessants aux pires moments
Le bon timing
Une bonne communication doit impérativement se faire au bon moment. Evitez les moments de stress intense pour organiser un call networking. Evitez également les horaires de marché pour discuter de votre dernière trade idea avec un sales ou un trader. Guettez les moments de battement : après le close du marché, ou encore durant les moments où votre Analyste attend des commentaires de son VP.
Listez vos question au fur et à mesure de la journée de manière à pouvoir grouper vos requêtes et éviter les 10 mails successifs dans la journée. Votre Analyste vous en sera extrêmement reconnaissant.
Le bon canal de communication
Bien communiquer, c’est choisir son canal de manière stratégique. Privilégiez les emails et le chat interne pour les Allers/Retours sur des questions sur vos livrables. Privilégiez le téléphone dès que le sujet requiert des clarifications précises, ou bien que le sujet ne se met pas à l’écrit. Enfin, pour ce qui est du networking, privilégiez des visioconférences. Si ça n’est pas possible, organisez des appels téléphoniques.
La bonne apparence pour communiquer
Soignez votre apparence en permanence, afin d’être prêt si une visioconférence démarre à l’improviste. Portez en permanence votre costume, chemise, cravate, tailleur ou chemisier. En effet, l’image que vos Managers auront de vous sera la somme des interactions visuelles du summer. Et vous devez laisser une image irréprochable car elle sera le reflet de votre sérieux et de votre professionnalisme. Ce critère pèsera lourd dans la décision de vous embaucher.
La bonne attitude fera la différence au détriment des hard skills
Dans un contexte de travail à distance, il est peu probable que vous soyez impliqués sur des dossiers hautement confidentiels en tant que virtual summer intern.
Vos recruteurs vont donc devoir vous évaluer sur des critères et des signaux ponctuels et incomplets, sans pouvoir vous tester en conditions réelles. Voici nos conseils pour réussir cette épreuve.
Simple, mais parfait
Lorsqu’un manager vous assigne une tâche simple, vous devez vous efforcer de la réaliser de manière impeccable. Vous allez être jugé sur des tâches très simples : mettre à jour une présentation, ajouter des chiffres à un fichier excel, récolter de l’information pertinente sur un sujet. Ces tâches, qui sont objectivement simples, doivent être parfaitement réalisées : vérifiez vos chiffres, l’orthographe, le formatting, et respectez vos deadlines.
Si une petite voix vous chuchote que ces tâches ne sont pas à la hauteur de votre talent, soit. Pour passer à des tâches à plus haute valeur ajoutée, vous devrez impérativement être irréprochable sur ce type de staffing. Sinon, c’est la malédiction qui s’abattra sur vous : des coquilles ou un formatting qui laisse à désirer vous catégoriseront immédiatement comme un stagiaire « peu fiable » et aucun manager ne vous accordera des tâches à valeur ajoutée.
Disponible, tout le temps
Soyez tout le temps disponible et joignable, même si vous vous déconnectez après votre journée de travail. Un Manager qui cherche à vous staffer essaiera de vous joindre une fois. Peut-être deux. Si vous êtes injoignable, il staffera quelqu’un d’autre. Et retiendra de vous que vous n’êtes pas joignable. Et vous n’aurez pas d’offre à la fin de votre summer internship.
Si une petite voix vous chuchote (encore) que vous n’avez pas signé pour être staffé à 21h après vous être déconnecté, changez d’industrie. Le summer internship est une évaluation de quelques semaines où l’on vous demande de faire du zèle. Si vous n’en ressentez pas l’envie pendant cette courte durée, difficile d’imaginer que la suite de votre carrière dans un secteur aussi exigeant se passera bien.
La prise d’initiative, derrière votre écran
Il est indispensable de témoigner votre capacité à prendre des initiatives. Difficile dans le contexte d’un virtual internship : coincé derrière votre écran, démontrer votre prise d’initiative est un vrai casse-tête, et pourtant voici quelques conseils très simples pour le faire correctement.
- partagez des articles pertinents à votre équipe et vos managers
- envoyez par mail de courts récapitulatifs de vos échanges téléphoniques avec les idées clés et les étapes suivantes
- réservez des créneaux téléphoniques avec les membres de votre équipe dès la première semaine de votre virtual summer internship. A cette occasion, passez 2 minutes à vous présenter, demandez quels sont les sujets d’actualité et comment vous pouvez aider
- proposez votre aide sur des tâches répétitives qui soulageront vos Analystes : mise à jour de base de données, production de profils d’entreprises, récolte d’informations
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S’assurer de comprendre pour éviter le hors-sujet
Lorsqu’un Analyste vous staff avec une tâche pour la première fois, soyez certain d’avoir parfaitement compris ce qu’il attend de vous. Il est indispensable d’éviter de faire semblant de comprendre pour paraître smart en répondant « oui oui bien sûr ». Ca se retournera contre vous à chaque fois. Validez votre compréhension, reformulez le besoin, et faites en sorte de connaître les détails de ce qui est attendu de vous : quel format ? combien de slides ? quel niveau de détail ? et pour quelle deadline précisément ? Le pire scénario que vous devez éviter : dire que vous avez compris, et livrer un document hors-sujet, ou trop tard, sans avoir compris que c’était urgent.
Pour conclure, il est indispensable, en tant que candidat, de bien comprendre que vous allez être jugé sur un nombre très limité d’interactions et de signaux.
Votre performance ne sera PAS évaluée à travers vos compétences quantitatives ou numériques, ni même à travers votre connaissance des marchés financiers ou des transactions M&A. Au contraire, les critères d’évaluation les plus importants seront : votre attitude, vos capacités de communication, votre pertinence sur un nombre limité d’interactions téléphoniques, et votre capacité à comprendre la culture de l’équipe et à vous y insérer, à distance. Pour performer au mieux étant donné ces critères, n’hésitez pas à contacter des membres de l’équipe, à vous manifester et à proposer votre aide, à vous tenir au courant du business de l’équipe. Et gardez toujours une attitude positive.
One last thing…
Enfin, et ce sera mon dernier conseil : n’oubliez pas que votre promotion de co-stagiaires est une ressource précieuse.
Soyez présents pour vos co-stagiaires et nouez des relations fortes avec ces derniers. En effet, au bureau la question de la complicité entre stagiaires semble évidente, car les longues heures de travail créent une solidarité de fait. Le contexte virtuel de cette année ne doit pas vous faire oublier que vous n’êtes pas seul. Alors, proposez votre aide, entrez en contact avec les autres stagiaires, organisez des événements virtuels pour vous connaître, et soutenez-vous !
Car gardez bien en tête une chose qui est une constante, quelque soit les conditions : les top performers sont toujours ceux qui prennent du temps pour les autres, ceux qui restent plus tard pour aider, ceux qui enseignent leur savoir à leurs co-stagiaires.
Ce talent de teamworker ne sera pas nécessairement remarqué par vos Managers durant le Virtual summer internship. Peu importe. Votre carrière ne fait que commencer et votre actif le plus précieux tout au long de votre carrière sera votre réputation, et elle s’écrit dans les premières heures de votre carrière, avec vos co-stagiaires.
Bon courage !
